5 erros comuns para evitar na hora de emitir a Nota Fiscal de Transporte
A nota fiscal de transporte é um documento obrigatório no Brasil e deve ser emitida para a comercialização e o transporte de todo o tipo de mercadoria. Seu objetivo é documentar a circulação dos produtos. No comparativo com a nota fiscal tradicional, ela apresenta algumas particularidades que costumam gerar dúvidas entre empreendedores e clientes.
A fim de sanar as dúvidas sobre esse tema e evitar irregularidades, autuações e prejuízos, enumeramos nesta matéria os principais erros na hora de emitir uma nota fiscal de transporte. Boa leitura!
É importante lembrar:
- A nota fiscal precisa ser emitida mesmo quando o transporte é realizado entre filiais de uma mesma empresa;
- A nota fiscal de transporte deve ser emitida antes do serviço prestado e é importante que seja feita uma para cada frete e para cada veículo;
- A nota é emitida de forma eletrônica pela Receita Federal, mas os embarcadores devem emitir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) impresso para acompanhar a carga durante o transporte;
- O DANFE é solicitado nos postos de fiscalização presentes nas estradas brasileiras, para controle da circulação das mercadorias;
- A não emissão das notas fiscais de transporte ou o seu preenchimento incorreto pode gerar multas, apreensão da carga, prejuízos e infrações para todos os envolvidos nas operações de transporte.
Principais erros que prejudicam a emissão correta das Notas Fiscais de Transporte:
1. Preenchimento incorreto dos dados
Ainda que pareça simples, esse é um dos erros mais comuns quando o assunto é a emissão da nota. O preenchimento inadequado ou incompleto de dados pode fazer com que a empresa seja autuada pela Receita Federal. As informações devem ser preenchidas com os dados corretos e os campos devem ser revisados com cautela antes da emissão. Caso algum dado precise de retificação, é importante que isso seja feito o quanto antes. Atente-se às informações da transportadora (como razão social e CNPJ); aos dados da empresa contratante; ao endereço de entrega; à data; à especificação do serviço e a quantidade dos volumes, sua dimensão, peso e tipo de mercadoria;
2. Não atualizar o cadastro dos clientes
Quando os dados estão desatualizados, mesmo com o preenchimento total dos campos, a nota fiscal apresenta erros. Manter o cadastro dos clientes sempre atualizado e completo é uma forma de otimizar o tempo e minimizar a chance de problemas fiscais;
3. Confundir os documentos CT-e, NFS-e e MDF-e
Ainda que pareça simples, esse é um dos erros mais comuns quando o assunto é a emissão da nota. O preenchimento inadequado ou incompleto de dados pode fazer com que a empresa seja autuada pela Receita Federal. As informações devem ser preenchidas com os dados corretos e os campos devem ser revisados com cautela antes da emissão. Caso algum dado precise de retificação, é importante que isso seja feito o quanto antes. Atente-se às informações da transportadora (como razão social e CNPJ); aos dados da empresa contratante; ao endereço de entrega; à data; à especificação do serviço e a quantidade dos volumes, sua dimensão, peso e tipo de mercadoria;
4. Não saber quem é o responsável pela emissão de cada documento
A responsabilidade da documentação para o transporte de cargas costuma gerar dúvidas, pois normalmente envolve remetente, transportadora e destinatário.
A nota fiscal de transporte deve ser emitida pelo embarcador da mercadoria a ser transportada. O CT-e deve ser emitido pela transportadora responsável pelo serviço. O MDF-e também deve ser emitido pela transportadora. Cabe enfatizar que, indústrias e demais empresas que realizam o transporte das suas próprias mercadorias, precisam emitir o documento.
5. Não utilizar um software para gestão de transporte
Com um software especializado, fica mais fácil centralizar a gestão fiscal e facilitar o acesso aos documentos necessários. Entretanto, o software escolhido precisa ter integração com a prefeitura onde a nota fiscal de transporte vai ser emitida, a fim de que seja gerada conforme a legislação do município;
Evitar esses erros mencionados acima é uma forma de minimizar prejuízos e problemas fiscais, além de fazer com que os seus produtos cheguem às mãos do seu cliente em segurança e no prazo combinado.
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